В Україні завершується важливий етап переходу від традиційних паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності. Вже 10 червня 2026 року завершиться п'ятирічний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники повинні були подати інформацію з паперових трудових книжок до Пенсійного фонду для внесення її до електронного реєстру. З наближенням цього терміну, багато українців занепокоєні тим, чи можуть втратити свій страховий стаж і право на пенсію, якщо не встигнуть завершити процес оцифрування.
Пенсійний фонд України підкреслює, що особливу увагу на цю ситуацію слід звернути громадянам, які розпочали трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Для них паперова трудова книжка залишається основним документом, який підтверджує стаж роботи до впровадження персоніфікованого обліку. Дані про працю після 2004 року здебільшого вже внесені до електронних баз Пенсійного фонду, однак для попередніх періодів необхідно звертатись до паперових трудових книжок.
Цей перехід до електронного формату є частиною загальної цифровізації державних послуг в Україні, що сприятиме спрощенню процесу призначення пенсій, зменшенню бюрократії та мінімізації ризиків втрати документів. Після внесення даних до реєстру, інформація про трудову діяльність буде доступна в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду, що дозволить людям перевіряти свій страховий стаж без необхідності звертатися до державних органів.
Оцифрування трудової книжки може виконувати як сам працівник, так і його роботодавець. Для цього потрібно відсканувати всі заповнені сторінки трудової книжки та завантажити їх через вебпортал Пенсійного фонду. Ця процедура безкоштовна і доступна дистанційно, а після перевірки документів, працівники фонду внесуть дані до електронного реєстру.
Перевірити, чи оцифрована трудова книжка, можна також через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду, де відображаються завантажені скан-копії та оброблені записи. Якщо дані вже присутні в системі, додаткові дії з боку громадянина не потрібні.
Особлива увага приділяється українцям, які втратили свої трудові книжки внаслідок війни. Під час повномасштабного вторгнення тисячі людей були змушені покинути свої домівки, а багато підприємств виявилися знищені або окуповані. У таких випадках трудовий стаж можна підтвердити іншими документами, такими як трудові договори, архівні довідки та виписки з наказів.
Складнішими ситуаціями є ті, коли підприємства знаходилися на тимчасово окупованих територіях або в районах активних бойових дій, і їх архіви були знищені. У такій ситуації можливе підтвердження стажу за свідченнями двох осіб, які працювали з заявником на одному підприємстві.
Наближення 10 червня викликало побоювання серед українців щодо можливих наслідків пропуску цього терміну. Проте, у Пенсійному фонді запевняють, що завершення перехідного періоду не означає втрату стажу чи анулювання права на пенсію. Громадяни зможуть продовжувати подавати скан-копії трудових книжок і підтверджуючі документи, навіть після зазначеної дати.
Експерти закликають не затягувати з оцифруванням, адже наявність усіх даних у електронному реєстрі дозволить уникнути затримок і труднощів під час оформлення пенсії. Завчасна перевірка електронної трудової книжки також надасть можливість виявити та виправити потенційні помилки.
Пенсійний фонд акцентує увагу на тому, що оцифрування трудових книжок є важливим кроком до спрощення доступу громадян до їх соціальних прав. Незважаючи на наближення дедлайну, українці не повинні панікувати. Проте, тим, хто ще не перевірив свої дані в електронному реєстрі, рекомендується зробити це якомога швидше, щоб уникнути труднощів під час оформлення пенсії або підтвердження трудового стажу в майбутньому.